賃貸借契約書とは?紛失して困るケースや紛失時の対処法について解説!
賃貸借契約書はとても重要な書類ですが、普段は使う機会が少ないため、「いつの間にか紛失してしまった…」というケースも珍しくありません。
そこで今回は、賃貸借契約書とはどのような重要な役割を持っているのかについて説明しつつ、賃貸借契約書を紛失してしまった場合の再発行の方法や、賃貸借契約書を紛失して困るケースを解説します。
これから賃貸物件を契約しようと検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
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紛失するとどうなる?賃貸借契約書の役割や記載される内容とは
「賃貸借契約書を紛失してしまった!」というトラブルは少なくありません。
あまり手に取る機会がないため、いざ必要となった際にどこにあるかわからなくなるケースが多いようです。
しかし、賃貸借契約書は重要な書類であり、紛失するとトラブルにつながるケースがあります。
ここではまず、賃貸契約書とはどのような役割を持つ書類なのかについて見ていきましょう。
賃貸借契約書の役割とは
賃貸借契約書とは、賃貸借契約を締結したことや、その契約内容について証明するための書類です。
原則として契約の際に2通作成し、賃借人と大家のそれぞれが1通ずつ保管します。
もし、賃貸借契約後に大家や不動産会社とトラブルになった場合には、双方が賃貸借契約書を確認して解決へと向かうケースが一般的です。
つまり、賃貸借契約書とは契約条件を明確に証明するものであり、互いの認識違いによるトラブルを解決する役割があります。
紛失してしまうとトラブルへの対処が難しくなるため、注意しなければなりません。
賃貸借契約書の記載内容とは
賃貸借契約書に記載されるのは、契約者情報や物件情報だけではありません。
ここでは、賃貸借契約書に記載されている項目とその内容について解説します。
1:契約期間と賃料
賃貸借契約の期間と、その期間中に発生する賃料についての記載です。
管理費、駐車場代、駐輪場代などがかかる場合も、併せて記載されます。
2:契約更新や解除に関する条件
契約期間が満了したタイミングで契約更新が可能かどうか、可能な場合は更新料が必要か、更新料が必要な場合はいくらかかるのか、などの記載です。
また、退去したい場合の退去連絡の期限や、違約金の発生条件と金額などについても記載されます。
3:使用上の禁止事項
賃貸物件に居住する上での禁止事項が記載されます。
代表的なものは、ペットの飼育や楽器の演奏など、近隣住人の迷惑になる行為です。
4:部屋の設備や共有部の設備について
室内に備え付けられている設備や、マンションの共有部分にある設備についての記載です。
敷地内にある駐輪所の使用ルールや使用料などについても記載されます。
5:退去の際の原状回復義務について
退去時に原状回復が必要か、必要な場合はどこまで元どおりにするべきか、などが記載されます。
原状回復については退去時にトラブルになりやすいため、賃貸借契約を結ぶ際に双方に認識のずれがないかしっかりすり合わせておくと安心です。
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賃貸借契約書の再発行は可能?紛失した際の対処法について
前項では、賃貸借契約書の重要性や役割について解説しました。
では、もし賃貸借契約書を紛失してしまった場合、どうなってしまうのでしょうか。
基本的に、賃貸借契約書は契約を証明するためのものであり、契約書を紛失したからといって契約自体が無効になるわけではありません。
そのため、賃借人と大家との間でトラブルが起こらない限り、賃貸借契約書を紛失してもとくに困る場面はないでしょう。
とはいえ、賃貸借契約書を紛失したままの状態で放置するのは危険です。
もし、トラブルが発生した際に、対処できなくなってしまいます。
また、契約更新時や退去を検討する際にも、賃貸借契約書の内容を確認したいですよね。
では、賃貸借契約書は、再発行ができるのでしょうか。
ここでは、賃貸借契約書を紛失した場合の対処法について解説します。
賃貸借契約書を紛失した場合の対処法1:賃貸借契約書の再発行を依頼する
結論からいうと、賃貸借契約書の再発行は基本的には難しいとされています。
しかし、あまり現実的な方法ではないといえるでしょう。
もし再発行した契約書ともとの契約書の内容に相違があった場合、トラブルの原因となってしまうからです。
契約書の内容が異なる場合、日付が新しい契約書が優先されます。
契約書を再発行すると、どちらかが有利な内容に変更されるリスクがあるということです。
契約者同士のトラブルは不動産会社にとってのリスクでもあるため、再発行を断る不動産会社は少なくありません。
賃貸借契約書を紛失した場合の対処法2:賃貸借契約書のコピーを依頼する
賃貸借契約書を紛失した際の現実的な対処法は、「不動産会社に賃貸借契約書のコピーを依頼する」という方法です。
不動産会社には、賃貸借契約書を5年間保管するという義務があります。
そのため、契約から5年以内であれば、基本的には問題なくコピーを入手することができるでしょう。
ただし、依頼する際に手数料やコピー費用がかかる場合があります。
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賃貸借契約書を紛失すると困るケースや場面とは
賃貸借契約書は、さまざまな場面で重要な役割を果たします。
では、賃貸借契約書を紛失して不都合が出るのは、具体的にどのような場面なのでしょうか。
ここでは、賃貸借契約書を紛失すると困ってしまうケースについて解説します。
賃貸借契約書を紛失して困るケース1:トラブルが発生した
繰り返しにはなりますが、賃貸借契約書には契約内容を証明する役割があります。
そのため、入居している賃貸物件に関して大家側とトラブルになった場合は、双方が賃貸借契約書の内容を確認してどちらの主張が正しいかを客観的に判断できるのです。
しかし、賃貸借契約書を紛失してしまうと、ご自身の主張が正しいかどうかを判断することができません。
具体的なトラブルの例をあげると、「ペットの飼育」や「楽器の演奏」で近隣住民からクレームが出るケースです。
「ペット可」の賃貸物件であっても、物件によっては「小型犬のみ可」「1匹まで」といった細かい条件が定められていることがあります。
楽器の演奏に関しても同様です。
「楽器相談可」の物件であっても、許可される楽器が限られるケースや、演奏時間の制限が設けられているケースは珍しくありません。
賃貸借契約書を紛失して困るケース2:役所から事業の許可を得たい
入居している賃貸物件でなにか新たな事業を始める際にも、賃貸借契約書が必要です。
役所に許可を得る際に、賃貸借契約書の提出を求められます。
この場合の注意点としては、基本的には原本しか認められないことです。
賃貸物件で事業を始める予定がある方は、絶対に賃貸借契約書を紛失しないようにしましょう。
退去時に賃貸借契約書を持参する必要はない
賃貸物件から退去する際、退去立ち合い時に賃貸借契約書の持参を求められることがありますが、持参できなくても問題ありません。
基本的には、不動産会社や大家が所有している契約書をもとに退去手続きを進めるからです。
しかし、退去時の原状回復の義務などについて疑問な点や不安な点がある場合は、ご自身の手元に賃貸借契約書があったほうが安心できます。
そのため、賃貸借契約書は、完全に退去が完了するまで紛失しないよう心がけましょう。
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まとめ
賃貸借契約書は、賃貸物件に関するトラブルが起こった際に、解決の糸口となる重要な書類です。
紛失すると再発行することが難しく、賃貸借契約から5年以上が経過するとコピーを受け取ることもできなくなる可能性があります。
賃貸借契約書が必要になる機会は少ないですが、いざというときのために大切に保管しておきましょう。
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