賃貸借契約に必要な書類は?3つの必要書類をご紹介
賃貸借契約を結ぶ際には、さまざまな書類が必要になります。
必要書類のなかには準備に手間がかかるものもあるため、スムーズに準備を進めるためにも必要な書類を事前に把握しておきましょう。
そこでこの記事では、賃貸借契約における必要書類である印鑑証明・住民票・収入証明書について詳しくご紹介します。
引越しを検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
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賃貸借契約における必要書類①印鑑証明書
入居者本人の印鑑証明書は、賃貸借契約において必ず必要になる書類ではありません。
その理由は、法律上では契約者本人の認印があれば賃貸借契約を締結できるからです。
しかし、賃貸借契約でも印鑑証明書が必要になるケースもあります。
不動産会社によって対応が異なるため、提出を求められたら応じられるように準備をしておくと安心です。
ケース①不動産会社から提出を求められる場合
賃貸借契約そのものは認印で成立します。
しかし、不動産会社からは実印と印鑑証明書の添付が求められる場合があります。
これは、実印と印鑑証明書があれば、契約締結者が本人であることが確認できるためです。
住宅の賃貸借契約にはかなりの費用がかかるため、一部の不動産会社はリスク回避の観点から印鑑証明書の添付を要求するところもあります。
ケース②連帯保証人を立てる場合
賃貸借契約では通常、連帯保証人の指定が求められます。
連帯保証人を指定する際には、その実印での捺印と印鑑証明書が必要です。
契約時にはほとんどのケースで連帯保証人が同席せず、書類に署名捺印してから郵送するのが一般的です。
もしも家賃滞納などのトラブルが生じた場合、対応の要求は契約者本人ではなく連帯保証人に対しておこなわれることが予想されます。
ただし、実印による捺印がおこなわれた書類だけが郵送された場合、トラブルが生じた際に「実印を勝手に持ち出されただけで、連帯保証人になった覚えはない」という言い訳が成り立ってしまうリスクがあります。
このようなリスクを回避するために、印鑑証明書を添付しているのです。
これにより、本人の意思であることに信ぴょう性を与え、不測のトラブルに対する保護を確立しています。
印鑑証明書がない場合はどうする?
連帯保証人になる予定の方が印鑑登録をしていない場合、印鑑証明書を取得することができません。
この場合、連帯保証人になる予定の方には印鑑登録をしていただく必要があります。
印鑑登録の手続きは、住民登録のある自治体の市町村役場でおこなうことができます。
また、印鑑証明書が用意できない場合は、保証会社を活用するのも一つの方法です。
保証会社を利用することで、保証人を指定する必要がないため、印鑑証明書は不要となります。
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賃貸借契約における必要書類②住民票
賃貸借契約を締結する際には、契約者本人の住民票が必要です。
全国の市区町村役場で取得できるので、契約前に忘れずに取得しておきましょう。
交付請求は窓口で直接おこなえるほか、郵送申請や電子申請でもすることが可能です。
住民票が必要な理由とは?
住民票は契約者の身元確認に使用され、貸主は信頼性の高い身元を確認することでトラブルを防ぎたいと考えます。
本人確認には、運転免許証などの書類で十分であると考える方もいるでしょう。
しかし、住民票には運転免許証には含まれない前住所や世帯主などの情報が掲載されているため、住民票の提出が必要です。
さらに、運転免許証などの本人確認書類だけではなりすましのリスクがあるため、住民票は情報の照合にも利用されます。
これにより、より確実な身元確認が可能となります。
以前取得した住民票は使用できる?
偶然手元に以前取得した住民票がある場合、賃貸借契約に使用できるでしょうか。
住民票には発行期限はありませんが、不動産会社など提出先では、一般的には発行から3か月以内の住民票の提出することが必要です。
この期限は、古すぎる住民票では現状を正確に反映できない可能性があるために設けられています。
したがって、3か月以内に取得した住民票が手元にある場合はそのまま利用できますが、それ以外の場合は新たに取得する必要があります。
記載が必要な内容は?
住民票には選択可能な項目があるため、必要な情報が含まれたものを取得しましょう。
とくに注意が必要なのは、マイナンバーの記載です。
住民票にはマイナンバーの有無を選択できますが、賃貸借契約用に提出する際はマイナンバーを記載しないことが推奨されます。
これは、マイナンバーが重要な個人情報に関連しており、一部の不動産会社ではこれを理由に受け取りを拒否する場合があるからです。
また、抄本と謄本のどちらを取得するかも重要なポイントとなります。
謄本は世帯全員の情報が含まれた住民票であり、抄本は一部の者の情報だけが記載されたものです。
したがって、家族全員で引っ越す場合は謄本が必要であり、1人暮らしの場合は抄本が必要です。
ただし、不動産会社によっては取り扱いが異なるため、必要な書類を事前に確認しておくことが安心でしょう。
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賃貸借契約における必要書類③収入証明書
収入証明書とは、収入を証明する公的な書類のことです。
賃貸物件を借りる際の入居審査のタイミングで提出を求められるケースが多く見られます。
収入証明書が必要な理由
収入証明書は、契約者に家賃の支払い能力があるかどうかを判断する資料として使用されます。
実際にどの程度収入があれば審査に通るのかは、貸主や管理会社によっても基準が異なるため、一概には言えません。
しかし、一般的には家賃が月収の3分の1以内、もしくは年収の36分の1以内を目安にしているケースが多いようです。
ただし、入居審査は多角的におこなわれるため、年収が基準に届いていなくても収入に安定性があれば審査に通る可能性があります。
また、入居審査の際には連帯保証人の支払い能力も審査の対象になるため、連帯保証人の収入証明書も必要です。
印鑑証明書などほかの必要書類とあわせて、連帯保証人になる予定の方に依頼しておきましょう。
収入証明書の種類
まず注意すべきは、収入証明書という具体的な書類は存在しないことです。
収入を証明するための公的な書類があり、賃貸借契約時にはその中から選んで提出します。
たとえば、会社や公的な機関に勤務している場合、源泉徴収票が収入証明書として利用できます。
手元に源泉徴収票がない場合は、勤務先に給与支払証明書を発行してもらうことも可能です。
ただし、複数の勤務先がある場合や途中で転職した場合は、すべての事業者から取り寄せる必要があります。
市区町村役場で発行される書類では、所得証明書や課税証明書が収入証明書として利用できます。
これらは信頼性が高いが、前年分の書類は6月ごろまで手に入らない点に注意が必要です。
自営業者や確定申告をおこなっている方は、確定申告書の写しを収入証明書として利用できます。
確定申告書は自己保管が可能で、他の機関への発行を要求する必要はありません。
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まとめ
賃貸借契約における必要書類にはさまざまなものがありますが、代表的なものが印鑑証明書・住民票・収入証明書の3つです。
必要書類のなかには準備に手間がかかるものがあるほか、連帯保証人に準備してもらう必要がある書類も存在します。
スムーズに賃貸借契約の締結手続きを進めるためにも、これらの必要書類の準備は早めに進めておきましょう。
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